Automatikbuchungen

Arbeitserleichterung dank Automatik. INtex Hausverwaltung.

Automatikbuchungen

In der XXL-Fassung verfügt Hausverwaltung vX ab Version 6.02 über eine Möglichkeit zur vollautomatischen Verbuchung von Kontoauszügen. Dies ist insbesondere für Besitzer vieler Immobilien und Hausverwaltungen ein Feature, das wesentliche Zeitersparnis bedeuten kann.

Bei der automatischen Verbuchung werden Kontoauszüge im ASCII CSV Format aus dem Online-Banking Ihrer Bank importiert und dann anhand von Ihnen vorgegebener Regeln automatisch verbucht, kategorisiert, umgelegt und eventuell auch in Teilbuchungen gesplittet. Regeln sind etwa in folgenden Fällen aufstellbar:

Regel für Mietzahlungen: Mieter A zahlt 550 Euro Warmmiete. Buchung wird gesplittet in 400 Euro Kaltmiete, 100 Euro Vorauszahlung Nebenkosten und 50 Euro Vorauszahlung Heizkosten.
Regel für laufende Kosten: Elektrizitätswerk bucht monatlichen Abschlag von 50 Euro für Haus A ab. Buchung wird Objekt A zugeordnet und als Beleuchtungskosten umgelegt.
Regel für laufende Kosten: Gemeinde bucht jährlich 1000 Euro Grundsteuer incl. Straßenreinigungskosten ab. Buchung wird Objekt A zugeordnet und 900 Euro werden als Öffentiche Lasten, 100 Euro als Straßenreinigung umgelegt.

Die Zahl der Regeln ist unbegrenzt. Die Bedingung einer Regel wird an den exakten Betrag einer Buchung und den Buchungsbetreff geknüpft, wobei der Betreff ein Suchwort enthalten, aber nicht dem Suchbegriff komplett entsprechen muß. Herr Meier kann also seine Warmmiete etwa als 550 Euro "Miete Meier" überweisen und mit der Bedingung

Betrag=550

UND

Betreff enthält "meier"

könnte die Buchung automatisch und eindeutig zugeordnet werden.

regeln

Bei zwei oder mehr identischen Beträgen muß zumindest der Betreff eine eindeutige Unterscheidung ermöglichen. Wir verzichten bei der Regelbildung übrigens ganz bewußt auf die Definition eines Quell- oder Zielkontos, weil etwa bei der Deutschen Bank die CSV-Kontoauszüge kein Quellkonto ausweisen, diese Daten also gar nicht zur Verfügung stehen. Außerdem könnte etwa bei Wohngemeinschaften die Miete auch wechselnd von unterschiedlichen Quellkonten kommen.

Die Regeln können von Hand definiert werden, Sie haben aber auch die Möglichkeit, eine bereits korrekt verbuchte Buchung automatisch in eine Regel umzuwandeln.

Bei den Regeln und Verbuchungen werden berücksichtigt:

das Abrechnungsobjekt für objektbezogene Kosten, Einnahmen und Umlagen
die Zuordnung zu einem Kostenblock gemäß Betriebskostenverordnung
die Abrechnungseinheit bei Mieten und Vorauszahlungen
der Partner bei allen Einnahmen und Ausgaben
Haben und Soll-Konto für die doppelte Buchführung
der Mehrwertsteuersatz für gewerbliche Buchungssätze
Betrag, der gemäß § 35a EStG als haushaltsnahe Dienstleistung auch für Mieter absetzbar ist

Sie haben per Menübefehl die Wahl, ob nur die gerade angezeigte Buchung gemäß den Regeln verbucht werden soll, oder alle gerade angezeigten Buchungsdatensätze.

Automatisch verbuchen

Sie können sich sicherlich ausmalen, welch erhebliche Arbeitserleichterung in dieser Funktionalität steckt. Sind die Regeln erst einmal definiert, lassen sich zumindest alle Standardbuchungen wie stimmige Mietzahlungen, Abschläge, Wohngeldzahlungen etc. nach dem Import des Kontoauszuges vollautomatisiert auf einen Befehl hin verbuchen. Die Buchungen, die nach dem Import über die Buchungsregeln nicht verbucht werden konnten, werden als noch zu bearbeitende Auswahl angezeigt und sind dann schnell abgearbeitet. Die Zeitersparnis wächst proportional zur Zahl der Buchungen, die Sie jeden Monat zu tätigen haben.